Toplantılar çalışma hayatının önemli bir parçasıdır, üst yöneticiler günün neredeyse tamamını toplantılarda geçirmektedir. TBMM’deki toplantıları TV’den canlı yayında hepimiz izliyoruz. Bu kadar vaktimizi alan toplantılar acaba amacına ulaşıyor mu? Toplantılardan istenen verimi alıyor muyuz?
“Toplantı yapalım mı?” diye düşünüyorsak:
İlk soru şu olmalıdır: Eğer bir iş toplantı yapılmadan halledilebiliyorsa o durumda toplantı yapılmamalıdır çünkü Harward Bussiness School’da yapılan bir çalışmada, toplantıların %90’ının çok az işe yaradığı bulunmuştur.
İkinci soru ise şudur: Toplantı hangi amaçla yapılacaktır? Amacı net olarak belli olmayan toplantılardan sonuç almak mümkün değildir.
Üçüncü nokta ise şudur: Toplantıların başarısız olmalarının birinci nedeni, toplantı yöneticisinin toplantı yönetimini bilmemesidir. Toplantı yöneticilerine şu kitabı tavsiye edebilirim: “Toplantı Yönetimi, N.Ö. Başpınar, N. Keskin Nobel Yayıncılık 2011”
Toplantıdan verim alınmasını engelleyen tiplerin önceden bilinmesi toplantı yöneticisinin bilmesi gereken önemli bir ayrıntıdır.
Hiçbir toplantı veya toplantının bir bölümü 90 dakikayı kesinlikle aşmamalıdır. Drucker şöylediyor: “Zaman doğru yönetilemiyorsa, hiçbir şey doğru yönetiliyor sayılamaz”. Diğer bir deyişle, zamanı yöneten her şeyi yönetir.
Drucker’in bir sözüyle yazımı bitirmek istiyorum: İdeal olan toplantılar olmadan işleyebilen örgütlerdir.